Funktionen – Salvia Software

Termine und Wartezimmer

Ein Kalender für das ganze Team und ein virtuelles Wartezimmer, das an jedem Arbeitsplatz denselben Stand zeigt. So sehen Sie auf einen Blick, wer wann kommt und wer gerade wo wartet.

Im Handbuch: Terminkalender, Termine anlegen, Wartezimmer, Termingruppen

Kalender nach Tag oder Woche. Alle Termine auf einen Blick. Mit Salvia Pro bekommt jede Termingruppe eine eigene Spalte – etwa für jede Behandlerin, jeden Behandler oder ein Gerät.
Arbeitszeiten, Pausen und Feiertage. Jede Termingruppe hat eigene Arbeitszeiten und Pausen. Die Feiertage Ihres Bundeslands legen Sie mit einem Klick an.
Farben und Status. Terminkategorien färben Termine nach ihrer Art ein. Terminstatus wie „bestätigt“ oder „Rückruf nötig“ stehen als kleine Symbole am Termin.
Schnell geplant. Termine legen Sie per Doppelklick an und verschieben oder verlängern sie mit der Maus.
Terminzettel und Laufzettel. Den Terminzettel mit allen kommenden Terminen drucken Sie aus oder senden ihn per E-Mail. Der Laufzettel bringt den Tag je Termingruppe aufs Papier.
Nichts vergessen. „Ohne Leistung“ zeigt vergangene Termine, für die noch keine Leistung erfasst ist.
Virtuelles Wartezimmer. ab Salvia Pro Erwartete Patient:innen melden Sie mit einem Klick an und schicken sie per Mausklick in den nächsten Raum – mit einer Anweisung, die das ganze Team sieht.
Wartezeiten im Blick. ab Salvia Pro Wartet jemand zu lange, hebt Salvia die Person von selbst als dringend hervor. Ab wann das gilt, stellen Sie selbst ein.

Patienten und Akte

Alles zu Ihren Patient:innen an einem Ort: Die Akte zeigt jeden Eintrag nach Tagen geordnet – von der Dokumentation über Rezepte und Briefe bis zum Abrechnungsfall.

Im Handbuch: Patienten suchen und anlegen, Patientendaten, Die Akte im Überblick, Dateien und Bilder, Verträge

Patientenliste. Suchen, sortieren, filtern – und bei Bedarf als CSV-Datei für Serienbriefe exportieren.
Vollständige Patientendaten. Anschrift, Kontakte, Versicherung, Bezugspersonen, Mitbehandler und ein abweichender Rechnungsempfänger, etwa die Eltern eines Kindes.
Wichtiges sofort sichtbar. Ein Cave-Hinweis steht rot oben in der Akte. Ein interner Hinweis für das Team erscheint überall, wo Sie die Person auswählen.
Die Akte. Alle Einträge nach Tagen, dazu die Dauerdiagnosen. Diagnosen und Leistungen buchen Sie direkt aus der Akte in den Abrechnungsfall.
Dateien und Bilder. ab Single Unlimited PDFs mit Anmerkungen, Fotos und beliebige weitere Dateien legen Sie in der Akte ab – jeweils mit eigenem Kommentar.
Verträge. Behandlungsvertrag oder Honorarvereinbarung mit den Patientendaten drucken und unterschrieben als PDF hochladen. Fehlt ein Vertrag, zeigt die Akte das an. Ein Muster „Behandlungsvertrag und Kosteninformation“ ist schon angelegt – unverbindlich, zum Anpassen an Ihre Praxis.
Nichts geht verloren. Offene Einträge sichern sich beim Schreiben selbst – auch wenn der Rechner in den Ruhezustand geht. Unter „Versionen“ sehen Sie, wer wann was geändert hat.
Drucken und versenden. Einträge drucken Sie oder senden sie als PDF per E-Mail. Anhänge an Patient:innen verschlüsselt Salvia auf Wunsch mit einem Passwort.

Dokumentation, Formulare und Textbausteine

Halten Sie Anamnese, Befund und Verlauf schnell fest – mit Vorlagen, Textbausteinen und Bögen, die Sie selbst gestalten.

Im Handbuch: Dokumentation, Formulare, Dokumentationstypen, Textbausteine, Biometrie

Dokumentation mit Formatierung. Fett, Listen, Tabellen und Rechtschreibprüfung. Diagnosen, Bilder und Befunde übernehmen Sie aus den Reitern daneben.
Eigene Dokumentationstypen. Etwa „Erstanamnese“ oder „Zungendiagnose“ – mit eigenem Kürzel, eigener Farbe und eigener Druckvorlage.
Dokumentationsvorlagen. Ein Untersuchungsschema oder eine Standardanamnese als fertiger Text, den Sie nur noch ergänzen.
Textbausteine mit „#“. Sätze, die Sie immer wieder schreiben, fügen Sie in fast allen Textfeldern mit „#“ oder dem Puzzleteil ein – vom Befund bis zum Kommentar am Termin.
Platzhalter mit „@“. In Vorlagen und Briefen setzt Salvia beim Drucken Name, Anrede, Geburtsdatum und weitere Angaben ein.
Eigene Formulare. Anamnesebögen mit Ankreuzfeldern, Auswahllisten, Datum, Bild und Skizze. Regeln blenden Felder je nach Eingabe ein oder aus. Salvia Single bietet 3 eigene Formulare, Single Unlimited 6, Salvia Pro beliebig viele.
Biometrie. ab Salvia Pro Gewicht, Blutdruck, Puls, Temperatur und weitere Messwerte erfassen. Im Verlauf rechnet Salvia den BMI selbst aus.

Rezepte und TCM-Bibliothek

Für die Traditionelle Chinesische Medizin gemacht: Rezepturen aus der Bibliothek übernehmen, an Ihre Patient:innen anpassen und fertig ausdrucken.

Im Handbuch: Rezepte, Bibliothek, Medikationsplan, Chin. Rezept Favoriten, Chin. Rezeptsignaturen

Chinesisches Rezept. Rezepturen aus Rohdrogen, Granulaten, Tropfen oder Fertigarzneien. Die Dosierung kommt passend zur Darreichungsform aus der Bibliothek.
TCM-Bibliothek. Mehrere Bücher mit Rezepturen, Arzneimitteln und Fachtexten zum Nachschlagen. Eine Rezeptur übernehmen Sie per Doppelklick ins Rezept. Die Bibliothek hält sich selbst aktuell.
Favoriten. Häufige Rezepturen mit Dosierungen und Signatur legen Sie einmal an und übernehmen sie im Rezept per Doppelklick.
Rezeptsignaturen. Einnahme- und Zubereitungsanweisungen wie „Täglich 2 x 1 Beutel in 200 ml heißem Wasser auflösen“ fügen Sie per Doppelklick ein und kombinieren sie.
Arzneimittelempfehlung. ab Salvia Pro Herkömmliche, nicht verschreibungspflichtige Arzneimittel empfehlen – mit Suche nach Name, PZN, Wirkstoff oder Hersteller und einem Dosierschema wie 1-0-1.
Medikationsplan. ab Salvia Pro Nach dem Muster des bundeseinheitlichen Medikationsplans, mit 2D-Code und allen früheren Versionen. Arzneimittelempfehlungen übernimmt Salvia von selbst.
Hinweise am Rezept. Ein kleiner Vermerk erinnert daran, dass verschreibungspflichtige Arzneimittel nur Ärztinnen und Ärzte verschreiben – auch als einzelne Droge einer Rezeptur.
Drucken oder mailen. Rezept und Empfehlung drucken Sie oder senden sie als PDF per E-Mail. Das gleiche Rezept wie beim letzten Mal ist mit einem Klick dupliziert.

Bescheinigungen und Briefe

Bescheinigungen und Briefe entstehen direkt aus der Akte – mit den Angaben Ihrer Patient:innen und mit Ihrem Briefkopf.

Im Handbuch: Bescheinigungen, Briefe, Briefbausteine, Adressbuch, Drucklayouts

Bescheinigungen. ab Salvia Pro Als Krankheitsbescheinigung, Behandlungsbestätigung für den Arbeitgeber oder Bescheinigung für eine Versicherung. Die Diagnose kommt nur auf Wunsch mit auf den Ausdruck.
Briefe. ab Salvia Pro Berichte an die Hausärztin oder den Hausarzt, Befundberichte und Schreiben an Patient:innen. Diagnosen, Bilder und Befunde übernehmen Sie aus der Akte.
Briefbausteine. ab Salvia Pro Vorformulierte Absätze, etwa eine Einleitung oder ein Schlussabsatz, mit Platzhaltern – im Brief eingefügt mit „#“.
Adressbuch. Hausärzte und Fachkollegen, Kliniken, Apotheken und Anwälte – als Empfänger für Briefe und E-Mails und als Mitbehandler.
Ihr Briefpapier. Drucklayouts legen Kopf, Fuß, Hintergrund und Praxislogo einmal fest – so sehen alle Ausdrucke der Praxis einheitlich aus.
E-Mail aus dem Programm. Dokumente gehen als PDF über Ihr eigenes Postfach hinaus, auf Wunsch mit einer Kopie an Sie selbst.

Abrechnung nach GebüH

Salvia rechnet nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ab. Sie sammeln die Leistungen im Abrechnungsfall, die Rechnung entsteht mit einem Klick – Zahlung, Mahnung und Storno folgen auf einer Seite.

Im Handbuch: Abrechnung nach GebüH, Der Weg zur Rechnung, Zahlungen und Mahnungen, Storno, Korrektur, Ausfall, Rechnungsvorlagen

GebüH-Katalog eingerichtet. Alle 147 Positionen und die Nummer 2a stehen vom ersten Start an bereit.
Ihr Praxisbetrag. Je Position tragen Sie Ihren eigenen Betrag ein. Er ist mit dem GebüH-Höchstbetrag vorbelegt und bleibt auch nach Updates erhalten.
Spanne und Beihilfe im Blick. Bei jeder Position stehen Spanne, Beihilfe-Höchstbetrag und Hinweise. Über dem Höchstbetrag warnt Salvia, sperrt den Betrag aber nie. Den Vermerk „Gemäß Honorarvereinbarung“ trägt ein Knopf ein.
Analog, Ketten und Auslagen. Analoge Bewertung wie „21.1 A“, Ziffernketten für häufige Kombinationen und Auslagen zum Einkaufspreis als eigener Block auf der Rechnung.
Produkte mit Umsatzsteuer. Verkaufte Produkte stehen mit auf der Rechnung, aufgeteilt nach dem Umsatzsteuergesetz. Auch Kleinunternehmer stellen Sie ein.
Rechnung mit einem Klick. Aus dem Abrechnungsfall entsteht die Rechnung mit der Vorlage „GebüH Rechnung“. Fehlt die Diagnose, fragt Salvia nach. Auf Wunsch druckt Salvia einen GiroCode zum Bezahlen mit.
Zahlungen und Mahnungen. Zahlungen und Teilzahlungen buchen, fällige Mahnungen in bis zu drei Stufen im Stapel drucken – als vierte Stufe die Übergabe an einen Anwalt.
Storno, Korrektur und Ausfall. Eine gestellte Rechnung wird nie überschrieben, sondern storniert und bei Bedarf korrigiert. Für versäumte Termine gibt es die Ausfallrechnung.
Beihilfe. Brauchen Beihilfepatient:innen zwei Originale, stellen Sie das einmal bei der Person ein.

Für Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker ist das Honorar frei vereinbar. Salvia nutzt die Spannen des GebüH deshalb zur Orientierung. Alle Hinweise, Warnungen und Mustertexte in Salvia sind unverbindlich und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

Auswertung

Sie sehen jederzeit, was Ihre Praxis in Rechnung gestellt hat, was eingegangen und was noch offen ist – und haben die Listen für die Buchhaltung sofort zur Hand.

Im Handbuch: Auswertung, Die Rechnungsliste

Kennzahlen auf einen Blick. Umsatz im Monat, im Jahr und im Vorjahr, Zahlungseingänge sowie offene und überfällige Rechnungen.
Diagramme. Der Jahresverlauf zeigt Umsatz und Zahlungseingänge je Monat, der Jahresvergleich mehrere Jahre nebeneinander.
Listen für den Steuerberater. Jahresübersicht, Umsatzliste, Offene-Posten-Liste und Zahlungseingangsliste als PDF – aufgeteilt nach dem Umsatzsteuergesetz.
Tagesliste. Am Abend prüfen Sie, ob für alle Patient:innen des Tages die Ziffern erfasst sind.
Rechnungen als PDF. Markierte Rechnungen speichern Sie als PDF-Dateien in einer ZIP-Datei, z. B. für den Steuerberater.
So, wie Sie es brauchen. Die Kacheln verschieben Sie, ändern ihre Größe oder blenden sie aus.

Labor, Geräte, Scannen und DICOM

ab Salvia Pro

Befunde, Messwerte, Scans und Bilder kommen von selbst in die richtige Akte. Was Salvia nicht eindeutig zuordnen kann, wartet im Posteingang – so landet nichts ungefragt in einer falschen Akte.

Im Handbuch: Laborbefunde und Laboraufträge, Messungen (GDT), Scannen in die Akte, DICOM-Bilder, Posteingang, Agenten und GDT-Geräte

Laborbefunde. Befunde im LDT-Format (LDT 2 und LDT 3) kommen automatisch in die Akte. Die Glocke meldet neue und auffällige Befunde, Behandlerinnen und Behandler bestätigen sie als gelesen.
Laborauftrag. Salvia übergibt die Patientendaten an das Auftragsprogramm des Labors. Der spätere Befund findet über die Auftragsnummer in die richtige Akte.
Messgeräte mit GDT. Etwa EKG, Lungenfunktion oder Sonographie: Ein Klick übergibt die Patientendaten an das Gerät, das Ergebnis kommt als Eintrag in die Akte zurück.
Scannen in die Akte. Mit dem Scanner am Arbeitsplatz, z. B. ScanSnap, oder einem Netzwerkscanner direkt in die Akte, die Sie gerade geöffnet haben.
DICOM-Bilder. Bilder von Sonographie, Endoskopie oder EKG kommen per DICOM in die Akte – mit Bildbetrachter und Worklist, über die sich das Gerät die Patientendaten selbst holt.
Verläufe. Labor-, Geräte- und Biometriewerte als Kurve oder als Laborblatt über alle Befunde hinweg.
Posteingang. Befunde und Scans, die Salvia nicht sicher zuordnen kann, ordnen Sie dort anhand der Vorschau zu.

Für Geräte, Labor und Scanner richten Sie am jeweiligen Rechner einmal den Prismamed Agent ein, ein kleines Programm für Windows und Mac. DICOM-Geräte senden direkt an Salvia, dafür braucht es keinen Agenten.

Team und Rollen

Alle im Team melden sich mit einem eigenen Konto an und sehen genau die Bereiche, die zu ihrer Aufgabe gehören.

Im Handbuch: MFA-Benutzer und Rollen, Leistungserbringer

Beliebig viele Behandlerinnen und Behandler. ab Salvia Pro Alle mit eigenem Anmeldekonto, eigener Farbe und eigener Berufsbezeichnung für die Rechnung.
Konten für das Praxisteam. ab Salvia Pro MFA und weitere Mitarbeitende bekommen eigene Konten.
Eigene Rollen. ab Salvia Pro Abrechnung, Auswertung, Stammdaten, Patienten, Termine, Bibliothek und Adressbuch schalten Sie je Rolle ein oder aus.
Passwort vergessen? Über einen Link per E-Mail setzen Sie es selbst zurück – oder wer Konten verwalten darf, vergibt ein neues.
Anmeldung abschalten. ab Salvia Pro Verlässt jemand die Praxis, schalten Sie die Anmeldung des Kontos mit einem Schalter ab.
Nachvollziehbar. Versionen und das Protokoll der Rechnung zeigen, wer wann was geändert hat.
Berufsbezeichnung geprüft. Salvia warnt bei Bezeichnungen, die nur Approbierte führen dürfen.

Companion-App

ab Salvia Single Unlimited

Fotos und Dokumente mit dem Smartphone direkt in die Akte: Patienten-Code scannen, aufnehmen, übertragen.

Im Handbuch: Mobilgeräte, Dateien und Bilder

Patienten-Code scannen. Der QR-Code in der Akte sagt dem Smartphone, zu wem die Aufnahmen gehören. Sie können ihn auch mit ausdrucken, etwa auf dem Terminzettel.
Fotos und Dokumente. Fotos landen als Eintrag „Bilder“, gescannte Dokumente als „Datei“ – mit Gerät und Uhrzeit beim Eintrag.
Einmal koppeln. Das Smartphone koppeln Sie per QR-Code mit Salvia. Es braucht dafür das Praxis-WLAN und eine Displaysperre.
Sofort gesperrt. Geht ein Smartphone verloren, entfernen Sie es aus der Liste – ab dann kann es nichts mehr übertragen.
Android und iPhone. Die App gibt es bei Google Play und im App Store.

Die Begleit-App heißt im App Store und bei Google Play „TCMSOFT Companion“ – sie stammt von den Machern von TCMSOFT und funktioniert mit Salvia.

Betrieb in Ihrer Praxis, Updates und Datensicherung

Salvia läuft auf einem kleinen Server in Ihrer Praxis – die Daten Ihrer Patient:innen bleiben bei Ihnen. Um Updates und Sicherungen kümmert sich Salvia selbst.

Im Handbuch: Programm-Updates, Backup, Drucker, Oberfläche und Bedienung

Im Browser. Gearbeitet wird im Browser, an jedem Arbeitsplatz der Praxis. In schmalen Fenstern, etwa auf dem Tablet, passt sich die Oberfläche an.
Ein kleiner Server genügt. Salvia läuft auf einem Mikroserver in Ihrer Praxis, mit Salvia Pro auch auf einer NAS – nicht in einer fremden Cloud.
Updates über Nacht. Salvia sieht jede Nacht nach einer neuen Version, sichert vorher die Datenbank und spielt sie selbst ein. Klappt ein Update nicht, läuft Salvia mit der bisherigen Version weiter.
Auch die Arbeitsplätze. Print Agent und Prismamed Agent aktualisieren sich ebenfalls selbst – nie mitten in einem Auftrag.
Tägliche Datensicherung. Verschlüsselt, zur eingestellten Uhrzeit, auf einen SFTP-Server – etwa eine NAS – oder in einen S3-Cloudspeicher. Einmal eingerichtet, läuft sie von selbst.
Bescheid in der Glocke. Ob Sicherung und Update geklappt haben und was eine neue Version mitbringt, meldet Salvia in den Nachrichten.
Drucken über den Print Agent. Auf dem Salvia-Server oder am Arbeitsplatz unter Windows oder Mac. Ohne Print Agent speichern Sie Dokumente als PDF.

Print Agent und Prismamed Agent stammen wie die Begleit-App von den Machern von TCMSOFT und nennen deshalb noch diesen Namen. Gemeint ist immer Ihr Salvia.

Support und Handbuch

Wenn Sie Hilfe brauchen, ist der Prismamed-Support für Sie da. Und das Benutzerhandbuch erklärt jede Seite von Salvia Schritt für Schritt.

Prismamed-Support

Bei Fragen zu Salvia erreichen Sie uns per Telefon und E-Mail.

Fernwartung

Für Hilfe direkt an Ihrem Bildschirm starten Sie nach Absprache mit dem Prismamed-Support die Fernwartung.

Fernwartung starten

Benutzerhandbuch

Jede Seite von Salvia erklärt, mit Tipps und typischen Fragen – von der Ersteinrichtung bis zur Mahnung.

Zum Benutzerhandbuch

Hilfe im Programm. Unter vielen Feldern erklärt ein kurzer Hilfetext, wofür das Feld da ist.
Verständliche Meldungen. Eine Fehlermeldung sagt, was nicht geklappt hat – und meist auch, wo Sie die fehlende Angabe eintragen.
Datenübernahme inklusive. Ihre Daten aus dem bisherigen Praxisprogramm übernehmen wir für Sie – in jeder Edition im Preis der Einrichtung enthalten. Welche Daten sich übernehmen lassen, klären wir vorab in der Beratung.
Gut vorbereitet starten. Salvia bringt GebüH-Katalog, ICD-Diagnosenkatalog und Mustertexte mit. Eine Checkliste im Handbuch führt durch die Einrichtung.

Alles, was Ihre Naturheilpraxis braucht