Posteingang

Edition: ab Salvia Pro Menü: Eingang

Der Eingang ist der Posteingang für Dateien, die von außen kommen: Messungen von Geräten (GDT), Laborbefunde (LDT), Bilder (DICOM) und Scans. Erkennt Salvia den Patienten sicher, landet der Befund von selbst in der Akte. Nur was nicht eindeutig ist oder nicht gelesen werden konnte, wartet hier, bis Sie es von Hand zuordnen. So geht nichts verloren und nichts landet ungefragt in einer falschen Akte.

Wer den Eingang sehen darf, richtet sich nach dem Recht für die Patienten (Bereich Patienten in der Rolle).

Wann landet eine Datei im Eingang?

Salvia ordnet eine Datei nur dann automatisch zu, wenn der Patient eindeutig ist:

• über die Patientennummer – nennt die Datei auch Nachname oder Geburtsdatum, müssen sie dazu passen,
• über die Versichertennummer, wenn es genau einen Patienten damit gibt,
• über Nachname und Geburtsdatum mit genau einem Treffer (der Vorname darf abgekürzt sein oder einen Zweitnamen haben).

Nur über den Namen, ohne Geburtsdatum, ordnet Salvia nie automatisch zu. Laborbefunde finden ihren Patienten außerdem über die Auftragsnummer eines offenen Laborauftrags (siehe Labore).

Scans enthalten keine Patientendaten. Sie gehen an den Patienten, dessen Akte beim Scannen an diesem Arbeitsplatz offen war (siehe Scannen in die Akte). War keine offen, wurde kurz vorher die Akte gewechselt oder ist beim Agenten Scans aus Ordnern immer in den Posteingang eingeschaltet, warten sie hier. Warum, steht im Fenster Patient zuordnen und in der Glocke.

Jede Datei, die hier wartet, meldet sich zusätzlich in der Glocke: „Posteingang: Zuordnung nötig“, „Posteingang: Scan zuordnen“, „Posteingang: DICOM-Bilder ohne Patient“ oder „Posteingang: Datei nicht verarbeitet“.

Die Liste „Posteingang“

Oben wählen Sie die Ansicht:

• Offen – alles, was noch zu tun ist (Status „Offen“ oder „Fehler“), das Neueste oben.
• Letzte 30 Tage – zusätzlich alle Dateien der letzten 30 Tage, auch die zugeordneten und verworfenen.

Aktualisieren lädt die Liste neu, das Suchfeld rechts filtert sie. Die Ansicht, den zuletzt geöffneten Reiter sowie Spalten und Sortierung der Listen merkt sich Salvia für diesen Browser – Suche und Spaltenfilter nicht: Beim nächsten Öffnen zeigt der Eingang immer alles, damit keine neue Datei übersehen wird. Siehe Was Salvia sich merkt.

Am Zeilenende stehen vier Symbole: Patient zuordnen, Erneut verarbeiten, Verwerfen und Akte öffnen. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet bei zugeordneten Dateien die Akte, sonst das Fenster zum Zuordnen.

Datei einem Patienten zuordnen

1. Doppelklicken Sie auf die Zeile oder klicken Sie auf das Symbol Patient zuordnen.
2. Das Fenster Patient zuordnen zeigt oben die Angaben zur Datei: Art, Eingang, Quelle, Datei mit Größe, In der Datei genannt (Name, Geburtsdatum, Patientennummer, Auftragsnummer) und Inhalt. Gab es einen Fehler, steht er darunter als Warnung.
3. Wählen Sie unter Patient den richtigen Patienten. Passende Patienten (gleiches Geburtsdatum oder gleicher Nachname) stehen oben in der Auswahl; gibt es genau einen, ist er schon vorgewählt.
4. Vergleichen Sie Name und Geburtsdatum mit den Angaben oben und klicken Sie auf Zuordnen.

Bei einem Scan ist das Fenster breiter. Statt In der Datei genannt steht unter Patient der Hinweis „Ein Scan enthält keine Patientendaten - bitte erkennen Sie den Patienten an der Vorschau unten.“, unter Im Posteingang, weil der Grund. Darunter zeigt die Karte Vorschau das PDF oder Bild. Erkennen Sie daran den Patienten, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Zuordnen – der Scan wird als Eintrag Datei (PDF) bzw. Bilder abgelegt. Wurde kurz vor dem Scan die Akte gewechselt, stehen die beiden Patienten oben in der Auswahl. Der Agent überträgt nur PDF, JPEG und PNG; andere Formate (z. B. TIFF) meldet er schon beim Scannen. Steht trotzdem eine Datei in einem anderen Format im Eingang (falsche Endung), lässt sie sich nicht ablegen: verwerfen und in der Scannersoftware als PDF neu scannen. Wurde dieselbe Datei doppelt übertragen, steht der zweite Eingang auf Verworfen mit dem Hinweis „Doppelt übertragen“, und der Arbeitsplatz erfährt es („Scan schon übertragen“). Liegt das Original noch im Posteingang, ordnen Sie dieses zu – nicht den verworfenen Eintrag, sonst käme der Scan zweimal in die Akte. Liegt es schon in einer Akte, gehört der Scan aber zu einem anderen Patienten, ordnen Sie den verworfenen Eintrag unter Letzte 30 Tage zu.

Salvia verarbeitet die Datei jetzt für diesen Patienten und legt den Eintrag in seiner Akte an (Messung, Laborbefund oder DICOM-Bilder). Die Meldung „Zugeordnet“ nennt, was angelegt wurde.

Hinweis: Eine DICOM-Untersuchung mit vielen Bildern steht als ein Eintrag im Eingang. Mit einer Zuordnung wandert die ganze Untersuchung in die Akte.

Erneut verarbeiten

Erneut verarbeiten liest die gespeicherte Originaldatei noch einmal – ohne festen Patienten. Das lohnt sich, wenn inzwischen etwas geändert wurde, z. B. ein Gerät eingerichtet, der Patient angelegt oder Salvia aktualisiert. Danach sehen Sie eine dieser Meldungen:

• Verarbeitet – die Datei liegt jetzt in der Akte.
• Zuordnung nötig – die Datei wurde gelesen, der Patient ist aber nicht eindeutig. Ordnen Sie sie von Hand zu.
• Nicht verarbeitet – mit dem Grund, warum es wieder nicht geklappt hat.
• Nicht erneut abgelegt – die Datei war doppelt übertragen und bleibt verworfen. Über Patient zuordnen können Sie sie trotzdem ablegen.
• Schon in der Akte – ein zugeordneter Eintrag wird nicht noch einmal verarbeitet. Sie finden ihn über Akte öffnen.

Verwerfen

Verwerfen heißt: Die Datei kommt in keine Akte, z. B. bei einer Testdatei oder einer doppelt gesendeten Untersuchung. Nach der Rückfrage Datei verwerfen? verschwindet sie aus der Ansicht Offen. Die Datei bleibt gespeichert und ist unter Letzte 30 Tage weiter zu sehen.

Eine bereits zugeordnete Datei lässt sich nicht verwerfen. Liegt sie beim falschen Patienten, löschen Sie stattdessen den Eintrag in der Akte.

Ungelesene Laborbefunde und offene Laboraufträge

Zwei weitere Reiter zeigen, was im Labor noch offen ist. Die Zahl in Klammern im Reitertitel ist die Anzahl.

Ungelesene Laborbefunde listet alle Laborbefunde der Praxis, die noch kein Behandler als gelesen bestätigt hat, mit Berichtsdatum, Patient, Labor, Befundart und Inhalt. Ein Doppelklick öffnet den Befund; dort bestätigen Sie ihn als gelesen (siehe Laborbefunde).

Offene Laboraufträge listet Aufträge, die an das Labor übergeben oder bestätigt sind, zu denen aber noch kein Befund da ist – der älteste zuerst.

Aufträge, die älter als ein halbes Jahr sind, erscheinen hier nicht mehr. Ein Doppelklick öffnet den Auftrag.

Tipps und typische Fragen

Die Liste ist leer. Dann ist nichts zu tun: Alle Dateien sind zugeordnet. Geräte- und Labordateien erscheinen hier nur, wenn sie keinem Patienten sicher zugeordnet werden konnten.

Ein Befund liegt im Eingang, obwohl der Patient existiert. Meist weicht der Name ab, das Geburtsdatum fehlt, oder die Patientennummer in der Datei gehört zu einem anderen Namen. Ordnen Sie von Hand zu. Bei Laborbefunden mit offenem Auftrag prüfen Sie den Abgleich der Auftragsnummer unter Stammdaten › Labore (siehe Labore).

Status „Fehler“ – was nun? Der Grund steht in der Spalte Inhalt / Fehler. Beheben Sie die Ursache (z. B. das Gerät einrichten) und wählen Sie Erneut verarbeiten. Die Originaldatei bleibt dafür gespeichert.

Beim Zuordnen erscheint trotzdem ein Fehler. Dann ließ sich die Datei auch mit festem Patienten nicht verarbeiten. Der Eintrag bleibt im Eingang; die Meldung nennt den Grund.

Ich sehe den Menüpunkt „Eingang“ nicht. Der Eingang gehört zu Salvia Pro (siehe Editionen). In Salvia Pro braucht Ihre Rolle außerdem das Recht für die Patienten.

Siehe auch

• Agenten und GDT-Geräte
• Scannen in die Akte
• Labore
• DICOM
• Messungen
• Laborbefunde
• DICOM-Bilder