Online-Terminbuchung

Menü: Stammdaten › Betriebsstätte (Karten Terminportal und Online Termin Nachrichten)

Mit dem Terminportal buchen Patienten Termine selbst im Internet, rund um die Uhr. Die Buchungen erscheinen von selbst in Ihrem Terminkalender. Salvia hält das Portal dabei laufend auf dem Stand Ihres Kalenders, damit keine Zeit doppelt vergeben wird.

So funktioniert es

Ihre Praxis hat im Portal eine eigene Adresse der Form https://ihrname.arzttermin-buchen.de.
Salvia überträgt an das Portal: Name und Kontaktdaten der Praxis, die online buchbaren Termingruppen mit ihren Online-Arbeitszeiten und Pausen, die online buchbaren Terminvorlagen, die Feiertage und die Zeiten aller Termine ab heute (nur Beginn und Ende, keine Patientendaten).
Patienten wählen im Portal eine Termingruppe, eine Leistung (Terminvorlage) und eine freie Zeit und geben ihre Daten ein.
Salvia holt neue Buchungen, Bestätigungen und Stornierungen laufend vom Portal ab und trägt sie in den Kalender ein.

Einrichten

Stammdaten › Betriebsstätte, Karte Terminportal: Domainname und API Key eintragen, Aktiv einschalten, oben Speichern.
Stammdaten › Termingruppen: In jeder Gruppe, die online buchbar sein soll, in der Karte Online Terminportal Buchbar einschalten und die Arbeitszeiten (Online) festlegen (siehe Termingruppen).
Stammdaten › Terminvorlagen: Für jede Leistung, die Patienten buchen dürfen, Online buchbar einschalten und Dauer in Minuten prüfen (siehe Terminvorlagen).
Stammdaten › Feiertage pflegen (siehe Feiertage).
Zurück in Stammdaten › Betriebsstätte auf Alles synchronisieren klicken. Die Meldung bestätigt die Übertragung.

Karte „Terminportal“

Feld	Bedeutung
Aktiv	Schaltet die Verbindung zum Portal ein oder aus.
Domainname	Der Name Ihrer Praxis in der Portaladresse (der Teil zwischen `https://` und `.arzttermin-buchen.de`).
API Key	Zugangsschlüssel Ihrer Praxis für das Portal.
Verfall unbestätigter Termine (Minuten)	So lange hat ein Patient Zeit, seine Buchung zu bestätigen (5 bis 360 Minuten).
Buchbare Monate in die Zukunft	Wie weit im Voraus online gebucht werden kann (1 bis 12 Monate).
Alle Nachrichten in Kopie erhalten	Die Praxis bekommt eine Kopie jeder Nachricht an Patienten.
Alles synchronisieren	Überträgt alle Einstellungen, Gruppen, Vorlagen, Feiertage und belegten Zeiten sofort an das Portal.

Karte „Online Termin Nachrichten“

Hier legen Sie für jede Nachricht an den Patienten Betreff und Nachricht fest. Die Reiter:

Reiter	Wann die Nachricht gilt
Automatischer Storno	Der Patient hat seine Buchung nicht rechtzeitig bestätigt.
Erinnerung	Erinnerung an einen gebuchten Termin.
Termin gebucht	Direkt nach der Buchung, mit der Bitte um Bestätigung.
Termin bestätigt	Der Patient hat die Buchung bestätigt.
Termin storniert	Der Patient hat den Termin selbst storniert.
Praxis Änderung	Die Praxis hat einen online gebuchten Termin verschoben.
Praxis Storno	Die Praxis hat einen online gebuchten Termin gelöscht.

Was im Kalender passiert

Ereignis im Portal	Wirkung in Salvia
Patient wählt eine Zeit	Die Zeit wird im Kalender als Online-Termin (Wolken-Symbol) belegt, zunächst ohne Patient.
Patient schließt die Buchung ab	Der Termin bekommt den Patienten. Betreff und Kommentar stammen aus Termintext und Kommentar der Terminvorlage.
Patient bestätigt	In der Termin-Übersicht steht „online gebucht, vom Patienten bestätigt“, vorher „Bestätigung des Patienten steht aus“. Die E-Mail-Adresse gilt als bestätigt. Der Patient im Termin bleibt, auch wenn Sie ihn vorher geändert haben.
Patient storniert oder Buchung verfällt	Der Termin wird aus dem Kalender entfernt.

Patient zuordnen: Salvia sucht in dieser Reihenfolge (Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle, gesperrte Patienten werden nicht berücksichtigt):

Ein Patient mit gleichem Vornamen, Nachnamen und Geburtsdatum.
Ein Patient mit gleichem Vor- und Nachnamen, bei dem kein Geburtsdatum eingetragen ist und bei dem die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer aus der Buchung hinterlegt ist. Das gilt nur, wenn es genau einen solchen Patienten gibt. In der Glocke erscheint dann „Online-Termin prüfen“: Lassen Sie sich das Geburtsdatum beim Besuch bestätigen und tragen Sie es in den Patientendaten im Reiter Patient ein. Das Geburtsdatum aus dem Portal trägt Salvia nicht selbst ein, es steht nur in der Meldung.
Ein Patient mit gleichem Vornamen, gleichem Geburtsdatum und der E-Mail-Adresse aus der Buchung, aber anderem Nachnamen – z. B. nach einer Heirat. Auch das gilt nur, wenn es genau einen solchen Patienten gibt. In der Glocke erscheint „Online-Termin prüfen“ mit dem Nachnamen aus dem Portal: Hat sich der Name geändert, tragen Sie den neuen Nachnamen in den Patientendaten im Reiter Patient ein. Eine gemeinsame E-Mail-Adresse der Familie allein genügt nicht: Zwillinge haben einen anderen Vornamen, Eltern und Kinder ein anderes Geburtsdatum.

Der Name allein reicht nie. Gibt es keinen Treffer, legt Salvia den Patienten neu an – mit Adresse, Telefon und E-Mail aus der Buchung, als Privatpatient oder Selbstzahler je nach Angabe im Portal. Prüfen Sie bei neuen Online-Patienten den zuständigen Behandler (Feld Leistungserbringer im Reiter Patient): Salvia trägt hier zunächst den ersten angelegten Leistungserbringer ein.

Buchung für eine andere Person: Wählt jemand im Portal „Ich buche für eine andere Person“ – z. B. eine Mutter für ihr Kind –, gibt er E-Mail-Adresse und Telefonnummer für den Patienten an und kann zusätzlich seine eigenen Kontaktdaten und seine Beziehung zum Patienten nennen. Die Kontaktdaten des Patienten können trotzdem der buchenden Person gehören – ein Kind hat oft keine eigene E-Mail-Adresse. Salvia ordnet deshalb nur über Vornamen, Nachnamen und Geburtsdatum zu (Schritt 1); die Schritte 2 und 3 entfallen. Wird der Patient neu angelegt, bekommt er E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus der Buchung mit dem Kommentar z. B. „Online-Buchung durch Maria Muster für eine andere Person: Kontakt aus der Buchung“. Hat die buchende Person eigene Kontaktdaten angegeben, stehen sie als weitere Kontakte dabei,

1. mit dem Kommentar „Online-Buchung: Kontakt von Maria Muster (Mutter)“ – so erreichen Sie auch sie. Beides finden Sie in den Patientendaten in der Karte Kontakt. Meldet die Glocke ähnliche Patienten, nennt sie auch, wer gebucht hat.

Neu angelegt, obwohl es einen ähnlichen Patienten gibt: Ist sich Salvia nicht sicher – z. B. gibt es den Namen zweimal, beim vorhandenen Patienten fehlt das Geburtsdatum und weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer passen, oder ein Patient mit anderem Vornamen hat dasselbe Geburtsdatum und dieselbe E-Mail-Adresse (Zwilling oder Rufname) –, legt es lieber einen neuen Patienten an. Ein falsch zugeordneter Termin würde in der Akte eines anderen Menschen landen. In der Glocke erscheint „Online-Termin prüfen“ mit Name, Termin, den ähnlichen Patienten und der Nummer des neu angelegten Patienten; Öffnen zeigt die Patientendaten des ersten ähnlichen, also des vorhandenen. Ist es dieselbe Person:

Den Termin im Kalender öffnen, unter Patient den vorhandenen Patienten wählen und Ok klicken.
Beim vorhandenen Patienten im Reiter Patient das Geburtsdatum eintragen, falls es fehlt.
Den neu angelegten Patienten – seine Nummer steht in der Meldung – öffnen und Sperren (siehe Patienten sperren). Nicht den vorhandenen sperren: Sperren lässt sich nicht rückgängig machen.

Halten Sie diese Reihenfolge ein: erst den Termin umstellen, dann sperren. Bestätigt der Patient seine Buchung später, bleibt der Termin bei dem Patienten, den Sie gewählt haben.

Änderungen der Praxis: Verschieben oder löschen Sie einen Termin im Kalender, meldet Salvia das sofort an das Portal. Ein gelöschter Online-Termin wird dort storniert.

Tipps und typische Fragen

Eine Buchung ist nicht angekommen. Fehler bei der Übertragung meldet Salvia in den Nachrichten (Glocke unten in der Navigation). Prüfen Sie Domainname und API Key und klicken Sie auf Alles synchronisieren.

Ein Online-Patient steht doppelt in der Kartei. Hat der Patient im Portal Namen, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse anders angegeben als in Ihrer Kartei, findet Salvia ihn nicht und legt ihn neu an. Kommt ein vorhandener Patient in Frage, meldet die Glocke „Online-Termin prüfen“ – wie Sie es beheben, steht oben unter Neu angelegt, obwohl es einen ähnlichen Patienten gibt. Prüfen Sie trotzdem neu angelegte Patienten aus Online-Buchungen (siehe Patienten anlegen).

Warum werden bestimmte Zeiten nicht angeboten? Das Portal bietet nur Zeiten innerhalb der Arbeitszeiten (Online) an, außerhalb von Pausen, Feiertagen und bereits belegten Zeiten, ab der Vorlaufzeit in Tagen und nur, wenn die Dauer der Vorlage hineinpasst. Mit Keine Terminlücken zulassen werden zudem nur Zeiten angeboten, die direkt an belegte Zeiten anschließen.

Muss ich nach jeder Änderung synchronisieren? Nein. Änderungen an Termingruppen, Terminvorlagen, Feiertagen und Terminen überträgt Salvia automatisch. Alles synchronisieren brauchen Sie nach dem Einrichten, nach Änderungen an der Betriebsstätte (Praxisdaten, Nachrichten) oder wenn Sie unsicher sind.