Zahlungen und Mahnungen

Menü: Abrechnung (Münzen-Symbol in der Zeile) – oder Rechnung öffnen › Reiter Buchhaltung

Hier erfassen Sie Zahlungseingänge, Teilzahlungen und Rückzahlungen. Bleibt eine Rechnung offen, stellt Salvia nach den Fristen der Rechnungsvorlage bis zu drei Mahnungen fällig und als vierte Stufe die Übergabe an den Anwalt.

Zahlung erfassen

Zahlungen gibt es nur für gestellte (gedruckte) Rechnungen. Zwei Wege:

Rechnungsliste: Klicken Sie in der Zeile auf das Münzen-Symbol. Die Zahlung wird mit OK sofort gespeichert.
Rechnungsseite: Reiter Buchhaltung › Bereich Zahlungen › Neu. Die Zahlung wird erst mit Speichern übernommen.

Klicken Sie auf das Münzen-Symbol bzw. Neu. Das Fenster Zahlung aufnehmen öffnet sich.
Datum und Betrag sind vorbelegt: heute und der ganze offene Betrag.
Ändern Sie bei einer Teilzahlung den Betrag, wählen Sie die Zahlungsart und tragen Sie bei Bedarf einen Beleg/Kommentar ein.
Klicken Sie auf OK.

Feld	Bedeutung
Datum	Tag des Zahlungseingangs. Das Datum der letzten Zahlung wird bei voller Zahlung zum „Bezahlt“-Datum.
Betrag	Immer positiv eingeben. Es kann auch ein Teilbetrag sein.
Rückzahlung an den Patienten	Einschalten, wenn Geld an den Patienten zurückgeht (Überzahlung, Gutschrift, stornierte Rechnung). Der Betrag wird dann als Rückzahlung (negativ) gebucht.
Zahlungsart	Keine Angabe, Überweisung, SEPA Lastschrift, EC-Karte, Kreditkarte, Digital (PayPal o. Ä.). „Bar“ gibt es bewusst nicht: Ein Programm, das Bargeld erfasst, kann als Kasse gelten und bräuchte dann eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO).
Beleg/Kommentar	Freier Text, z. B. Kontoauszug
Verloren	Der Betrag wird nicht mehr erwartet (uneinbringlich) – das ist kein Zahlungseingang. Nicht bei Rückzahlungen.

Was danach passiert

Salvia rechnet sofort neu: Noch offen = Rechnungssumme + Mahngebühr − Zahlungen.

Ergebnis	Status
Noch etwas offen (Teilzahlung)	bleibt „Noch offen“ – eine fällige Mahnstufe bleibt stehen
Genau bezahlt	„Archiv“ – die Rechnung verschwindet aus der Standardansicht der Liste
Mehr bezahlt als offen	„Gutschrift“ – es geht Geld an den Patienten zurück

Zahlungen tilgen zuerst das Honorar, erst der Rest deckt die Mahngebühr.

Zahlung ändern oder rückgängig machen

Auf der Rechnungsseite im Reiter Buchhaltung:

Ändern: Doppelklick auf die Zahlung öffnet Zahlung bearbeiten.
Rückgängig machen: Papierkorb-Symbol in der Zeile, bestätigen.
Danach Speichern. Salvia leitet den Status neu ab – eine Rechnung aus dem Archiv wird z. B. wieder „Noch offen“.

Jede Änderung steht im Reiter Protokoll.

Rückzahlung erfassen

Gutschrift (überzahlt): In der Rechnungsliste erscheint das Geldschein-Symbol. Das Fenster Rückzahlung erfassen ist mit dem überzahlten Betrag und dem Beleg „Gutschrift“ vorbelegt. Danach steht die Rechnung im Archiv.
Stornierte Rechnung, die schon bezahlt war: Kennzeichen „Rückzahlung offen“. Das Geldschein-Symbol öffnet Rückzahlung erfassen mit dem bezahlten Betrag und dem Beleg „Rückzahlung nach Storno“.

Neue Zahlungen nimmt eine stornierte Rechnung nicht mehr an – nur Rückzahlungen.

Rest als uneinbringlich buchen

Zahlt ein Patient nicht mehr (z. B. verstorben, kein Nachlass): Reiter Buchhaltung › Rest als uneinbringlich buchen. Geben Sie einen Grund ein (Pflicht, steht im Protokoll; mit # auch als Textbaustein). Salvia bucht den offenen Rest als „verlorene“ Zahlung, die Rechnung geht ins Archiv, trägt das Kennzeichen „uneinbringlich“ und wird nicht mehr gemahnt. In Auswertungen zählt der Betrag nicht als Eingang. Rückgängig: die „verlorene“ Zahlung löschen und Speichern.

Mahnungen

So entstehen Mahnungen

Beim ersten Druck der Rechnung setzt Salvia die Fälligkeit der Mahnung 1: Rechnungsdatum plus die Tage der Mahnstufe 1 aus der Rechnungsvorlage.
Bei jedem Öffnen der Rechnungsliste läuft der Mahnlauf: Ist die Fälligkeit erreicht und noch etwas offen, bekommt die Rechnung den Status „Mahnung 1“. Gedruckt wird dabei nichts.
Sie drucken die fällige Mahnung – einzeln (Drucker-Symbol in der Zeile oder Mahnung 1 drucken im Reiter Buchhaltung) oder im Stapel (Markierte Drucken, siehe Rechnungsliste).
Erst mit Drucken oder Als PDF laden gilt die Mahnung als versandt: Versanddatum wird gesetzt, die Mahngebühr der Stufe wird fällig, die nächste Stufe wird ab heute nach den Tagen der Rechnungsvorlage fällig, der Status geht zurück auf „Noch offen“.
Das wiederholt sich für Mahnung 2 und 3. Stufe 4 ist die Übergabe an den Anwalt.

Brechen Sie den Druck ab, gilt die Mahnung nicht als versandt – Versanddatum und Mahngebühr bleiben unverändert.

Der Mahnlauf stellt eine Stufe nur fällig, wenn sie in der Rechnungsvorlage eingerichtet ist: Stufe 1 bis 3 brauchen einen Mahntext, Stufe 4 einen Anwalt. Fehlt das, bleibt die Rechnung auf der vorigen Stufe. Fristen, Gebühren, Mahntexte und Anwalt stellen Sie unter Rechnungsvorlagen ein.

Mahngebühren

Die Gebühr wird erst mit dem Druck der Mahnung verlangt, nicht schon mit der Fälligkeit.
Sie ersetzt die Gebühr der vorigen Stufe: Es gilt immer die Gebühr der zuletzt gedruckten Stufe insgesamt, sie wird nicht aufaddiert.
Die Mahngebühr gehört nicht zur Rechnungssumme (kein Umsatz), erhöht aber den offenen Betrag.
Mahngebühr erlassen (Reiter Buchhaltung, nur wenn eine Gebühr besteht): mit Pflicht-Grund. Der offene Betrag sinkt um die Gebühr; ist das Honorar schon bezahlt, geht die Rechnung ins Archiv.

Mahnverlauf auf der Rechnungsseite

Feld	Bedeutung
Mahnung 1 fällig … Mahnung 3 fällig	Ab wann die Stufe fällig ist. Änderbar, z. B. um einem Patienten mehr Zeit zu geben (danach Speichern).
Mahnung 1 versandt … Mahnung 3 versandt	Tag des bestätigten Drucks – nur Anzeige
Mahnung 1 drucken … Mahnung 3 drucken	Ist die Stufe fällig: druckt und versendet sie. War sie schon versandt: Nachdruck ohne Änderung (steht im Protokoll). Sonst sagt Salvia, warum und ab wann sie fällig wird.
Anwalt fällig, übergeben am	Stufe 4: Übergabe an den Anwalt der Rechnungsvorlage
An Anwalt übergeben	Druckt das Übergabeschreiben an den Anwalt mit Aufstellung und Kopien von Rechnung und Mahnungen. Der Patient bekommt kein Schreiben.
Mahnung zurücknehmen…	Nur wenn eine Mahnung gestellt oder fällig ist, siehe unten

Mahnstufe 4: Übergabe an den Anwalt

Nach dem bestätigten Druck steht in der Liste das Kennzeichen „beim Anwalt“, auf der Rechnungsseite „beim Anwalt: …“ mit dem Namen. Danach mahnt Salvia nicht weiter. Zahlungen können Sie weiter erfassen. Voraussetzung: In der Rechnungsvorlage ist unter Mahnung ein Anwalt für Mahnstufe 4 aus dem Adressbuch gewählt.

Mahnkennzeichen

Einstellbar im Reiter Buchhaltung unter Mahnkennzeichen. Es wird beim Erstellen aus dem Abrechnungsfall übernommen und wirkt sofort; gespeichert wird mit Speichern.

Kennzeichen	Wirkung
Mahnen	Normales Mahnverfahren mit allen Stufen
Kein GMV (kein gerichtliches Mahnverfahren)	Mahnung 1 bis 3 werden gestellt, Mahnung 4 (Übergabe an den Anwalt) nicht
Nicht Mahnen	Keine Mahnung. Eine fällige, noch nicht gedruckte Mahnung entfällt, die Rechnung steht wieder auf „Noch offen“.

Ändern Sie das Mahnkennzeichen am Patienten, bietet Salvia an, es auf seine offenen Rechnungen und Abrechnungsfälle zu übertragen (siehe Patientendaten).

Mahnung zurücknehmen

Zum Beispiel nach einer Zahlungszusage am Telefon.

Eine Rechnung: Reiter Buchhaltung › Mahnung zurücknehmen…
Mehrere Rechnungen: In der Rechnungsliste markieren, Menü (drei Striche) › Mahnung zurücknehmen (markierte)

Wählen Sie unter Zurück auf die Zielstufe: „keine Mahnung (Rechnung wieder ‚Noch offen‘)“ oder eine niedrigere Mahnstufe. Bei einer Rechnung ist eine Stufe zurück vorgewählt, in der Liste „keine Mahnung“.
Tragen Sie den Grund ein (Pflicht, steht im Protokoll). Mit # fügen Sie einen Textbaustein ein; Esc schließt dabei nur die Liste, nicht das Fenster.
Klicken Sie auf Zurücknehmen.

Wirkung:

Spätere Mahnungen werden entfernt (Versand- und Fälligkeitsdaten).
Die nächste Stufe wird ab heute neu fällig (Frist aus der Rechnungsvorlage), damit der Mahnlauf sie nicht sofort wieder stellt.
Die Mahngebühr sinkt auf die der Zielstufe, bei „keine Mahnung“ entfällt sie. Eine erlassene Gebühr kommt nicht zurück.
Geht die Stufe unter 4, ist die Übergabe an den Anwalt aufgehoben.
Bereits gedruckte Mahnungen bleiben im Protokoll nachvollziehbar.

Bei mehreren Rechnungen bleiben die unverändert, die nicht über der gewählten Stufe stehen. Salvia meldet, wie viele zurückgenommen wurden und welche nicht (mit Grund).

Tipps und typische Fragen

Warum steht eine Rechnung auf „Mahnung 2“, obwohl ich nichts gedruckt habe? Der Mahnlauf stellt fällige Stufen automatisch, sobald die Liste geladen wird. Die Mahnung selbst entsteht erst mit dem Druck.

„Die Mahnung … ist noch nicht fällig.“ Die Stufe wird erst fällig, wenn die vorige Mahnung versandt und deren Frist abgelaufen ist. Das Datum steht in der Meldung und unter Mahnung … fällig.

„Die Rechnung ist noch nicht gestellt.“ Mahnungen, Erlass und Uneinbringlich gibt es erst nach dem Druck der Rechnung.

„Mahnstufe 4 ist die Übergabe an den Anwalt – in der Rechnungsvorlage … ist keiner ausgewählt.“ Wählen Sie unter Stammdaten › Rechnungsvorlagen im Bereich Mahnung einen Anwalt aus. Er muss im Adressbuch stehen.

„Für die Mahnstufe … ist in der Rechnungsvorlage … kein Mahntext hinterlegt.“ Tragen Sie den Mahntext der Stufe in der Rechnungsvorlage ein.

„Rechnung wurde schon vollständig bezahlt“. Die Rechnung steht im Archiv. Ist eine Zahlung falsch, korrigieren Sie sie auf der Rechnungsseite.